وب سایت اطلاع رسانی اداره کل ثبت اسناد و املاک استان آذربایجان غربی

با تصویب طرح های هادی و جامع شهر ها و نیز در اثر توسعه و تعریض و ایجاد و احداث معابر و خیابانهای جدید بسیاری از املاك در مسیر معابر و خیابانهای جدیدالاحداث واقع و گاهی كل ملك و یا در بعضی از موارد قسمتی از آن در مسیر معابر مذكور واقع می گردند كه در این هنگام ادارات ثبت حسب اطلاع خودشان یا اعلام شهرداری و یا مراجعه مالك موظف به اجرای ماده 45 آئین نامه قانون ثبت بشرح زیر می باشد: 

الف- چنانچه كل ملك قبل از در خواست ثبت در اثر موارد یاد شده از بین برود پس از اطلاع واصله كه بیكی از طرق فوق الذكر صورت می پذیرد بایستی از پس از رسیدگی موضوع و معاینه محل توسط نماینده و نقشه بردار و احراز واقعیت مراتب از بین رفتن ملك در دفتر توزیع اظهار نامه قید شود. 

ب- چنانچه ملك ثبت و آگهی های نوبتی و تحدیدی آن منتشر و تحدید حدود هم شده باشد ولی سند مالكیت نسبت به آن صادر نشده باشد پس از معاینه محل و تنظیم صورت مجلس مراتب از بین رفتن ملك در اظهار نامه و صورت جلسه تحدیدی قید و به امضاء نماینده و نقشه بردار و مسئول اداره می رسد. 

ج- چنانچه ملك ثبت دفتر املاك هم شده باشد پس از انجام معاینه محل و تنظیم صورت جلسه لازم مراتب از بین رفتن ملك در ستون ملاحظات دفتر املاك نیز قید و سند مالكیت هم در صورت ارائه اخذ و باطل و ضمیمه پرونده می شود. 

د-در صورتیكه قسمتی از ملك در اثر اصلاحات از بین برود و ملك هم ثبت شده و تحدید حدود آن هم به عمل آمده باشد اعم از اینكه نسبت به آن سند مالكیت صادر شده یا نشده باشد متقاضی هم تقاضا نماید بدین ترتیب بایستی اقدام گردد: 

پس از وصول در خواست كتبی مالك ضمن دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیكاتور و تعیین وقت مراجعه بعدی و اعلام آن به متقاضی وسیله مسئول اداره موضوع برای اقدام به یكی از نمایندگان و نقشه برداران ارجاع می گردد. 

تقاضا در دفتر اندیكاتور ثبت می شود و جهت ضمیمه نمودن به پرونده به بایگانی ارسال می گردددر بایگانی پرونده از ردیف مربوطه استخراج و همراه با تقاضا نزد نماینده و نقشه بردار تعیین شده ارسال می شود. نماینده پرونده را بررسی و در صورتیكه ملك داخل در محدوده شهر باشد نامه ای به شهرداری می نویسد كه در آن ضمن توضیح موضوع نماینده ای جهت عزیمت به محل و حضور در روز مقرر از شهرداری در خواست می نماید و در نامه خاطر نشان می سازد كه عدم مراجعه و حضور نماینده شهرداری مانع از انجام كار ثبت نخواهد بود. 

بدیهی است در مورد املاكی كه خارج از محدوده شهر هستند درخواست نماینده مراجع ذیربط از قبیل منابع طبیعی یا هیئت واگذاری زمین حسب مورد به شرح فوق انجام می شودو نیز چنانچه ملك خارج از شعاع 30 كیاومتر باشد متقاضی موظف به تودیع فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار به میزان مدتی كه از طرف مسئول اداره تعیین می شود می باشد كه می بایستی پرونده جهت محاسبه فوق العاده و هزینه سفر متعلقه به حسابداری ارسال شود و در آنجا متصدی حسابداری فوق العاده متعلقه را محاسبه و فیش مخصوص را تنظیم و به متقاضی تسلیم می دارد تا ضمیمه پرونده شود. سپس نماینده و نقشه بردار در روز مقرر به اتفاق نماینده مراجع ذیربط در صورت مراجعه به همراه متقاضی به محل وقوع ملك عزیمت می نمایند. 

پس از حضور در محل ملك وسیله مالك معرفی و نماینده حدود را با پرونده ثبتی تطیبق و نقشه بردار كروكی وضع موجود را برداشت و تاریخ مراجعه بعدی را به متقاضی اعلام میدارد. 

سپس در صورتیكه قسمتی از ملك در مسیر واقع و از بین رفته باشد حدود باقیمانده وسیله نقشه بردار ترسیم و صورت جلسه اصلاحی كه نماینگر حدود جدید است وسیله نماینده تنظیم می گردد. 

این صورت جلسه كه نماینده آن را با عنوان صورت جلسه اصلاحی موضوع ماده 45 آئین نامه قانون ثبت تنظیم می نمایدمی بایستی دارای مشخصات زیر باشد: 

ه- چگونگی از بین رفتن مقداری از ملك با ذكر علت بطور مشروح و مستدل در آن قید شود.

و- حدود اولیه ملك در آن مرقوم و سپس حدود جدید با توضیح لازم و چگونگی تغییر حاصله در وضعیت ملك در آن نوشته می شود . 

ز- صورت جلسه به امضاء نماینده و نقشه بردار و نیز نمایندگان مراجع ذیربط در صورت حضور در جلسه برسد و نیز متقاضی آن را امضاء نماید. 

بعد از تنظیم صورت جلسه بشرح فوق چنانچه ملك دارای سند مالكیت باشد پیش نویس سند جدید را نیز نماینده با حدود اصلاحی تهیه و مراتب را همراه با صورت جلسه و نقشه ضمن گزارشی باستحضار مسئول اداره می رساند. 

مسئول اداره پس از بررسی سوابق پرونده ثبتی و ملاحظه نقشه ترسیمی و تطبیق آن با حدود مندرج در صورت جلسه اصلاحی در صورتیكه اشكالی متصور نباشد دستور ثبت گزارش را در دفتر اندیكاتور می دهد پیش نویس سند مالكیت را امضاء می نماید و نیز دستور پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار وسیله حسابداری پرونده را جهت انجام اقدامات بعدی به دفتر املاك ارجاع می نماید . 

آنگاه گزارش نماینده ثبت دفتر اندیكاتور می شود و پس از پرداخت فوق العاده نماینده ونقشه بردار وسیله حسابداری پرونده برای اقدام بعدی به دفتر املاك ارسال می شود. 

متصدی دفتر املاك مراتب اصلاح حدود را در ملاحظات دفتر املاك قید و حدود اصلاحی جدید را ذیل همان ثبت و صفحه اولیه ثبت می نماید و پس از گواهی دفتر بازداشتی و ابطال سند مالكیت اولیه مالكیت جدید را تحریر می نماید سپس دفتر املاك پرونده را برای امضاء نزد مسئول مربوطه ارسال می دارد.مسئول مربوطه پس از كنترل سند مالكیت جدید تحریر شده و ثبت دفتر املاك آن را امضاء می نماید و پرونده تا مراجعه متقاضی به بایگانی ارسال می شود. پس از مراجعه متقاضی پرونده به حسابداری فرستاده می شود تا بهاء دفترچه سند مالكیت از او اخذ گردد و پس از پرداخت بهاء دفترچه سند مالكیت وسیله متقاضی و ضمیمه نمودن فیش پرداخت به سابقه پرونده جهت تسلیم سند به متقاضی مجدداً به بایگانی اعاده می شود. در بایگانی سند مالكیت پس از نخ كشی و پلمپ در دفتر تسلیم سند ثبت می شود و پس از احراز هویت مالك كه معمولاً با ملاحظه شناسنامه صورت می گیرد در قبال اخذ رسید در بایگانی سند مالكیت پس از نخ كشی و پلمپ در دفتر تسلیم سند ثبت می شود و پس از احراز هویت مالك كه معمولاً با ملاحظه شناسنامه صورت می گیرد در قبال اخذ رسید در بایگانی سند مالكیت پس از نخ كشی و پلمپ در دفتر تسلیم سند ثبت می شود و پس از احراز هویت مالك كه معمولاً با ملاحظه شناسنامه صورت می گیرد در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند و ستون ملاحظات پیش نویس سند مالكیت به او تسلیم می گردد و در خاتمه پرونده در ردیف مربوطه در بایگانی ضبط میشود. 

شایان ذكر است چنانچه ملكی كه در اثر اصلاحات از بین رفته تحدید حدود شده و زمان واخواهی آن هم بلاهعارض سپری گشته ولی سند مالكیت نسبت به آن صادر نشده باشد مراتب صورت جلسه اصلاحی در برگ تحدید حدود قید و به امضاء نماینده و نقشه بردار و متقاضی می رسد.